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Mise en place d'un CHATONS - étape 1

Premières étapes concernant la mise en place d'un CHATONS

La mise en place d'un CHATONS est un gros projet. Au départ, on se dit qu'il suffit simplement de monter un serveur dans son garage, d'y installer une application web et zou! C'est parti.

Malheureusement (ou pas), c'est beaucoup plus compliqué que ça :o)

En effet, un CHATONS doit avant tout être suffisamment costaud pour supporter les demandes des futurs utilisateurs. Alors, certes, ils ne vont pas être des centaines du jour au lendemain, loin de là, mais il va falloir prévoir quelques trucs de base tout de même.

Tout d'abord il faut s'organiser un peu. Et s'organiser c'est bien beau, mais il faut le faire dans le bon sens ! Je ne crois pas qu'il y ait un sens meilleur que l'autre, mais malgré tout il faut éviter de mettre la charrue avant les boeufs comme on dit.

Je vais donc tâcher ici de raconter comment je m'y prends, seul ou accompagné, pour monter un CHATONS.

Les choses à faire ou à prévoir

Tout d'abord, je m'isole des ordinateurs. C'est le meilleur moyen d'aviter d'être dérangé sans cesse par des notifications de discussions. Ensuite je prends mon cahier spécial CHATONS et j'y inscris tout ce à quoi je pense, toutes les choses à mettre en place pour créer un CHATONS digne de ce nom, et c'est là que commence la galère !

  • Étant donné que le CHATONS doit vivre et survivre, je ne dois pas être seul. Il faut donc rassembler des gens, créer une association (a minima, ça peut aussi être une entreprise)
  • Le(s) serveur(s) doi(ven)t bien être hébergé(s) quelque part. Il va donc falloir trouver un local.
  • Ok, le CHATONS est monté, comment le faire connaitre, parce que le but c'est bien d'avoir des utilisat-eur-rice-s, il faut donc communiquer.
  • Quels services mettre en place ? Il faut les choisir, les sélectionner, mais bien entendu aussi les installer et les maintenir.
  • La maintenance, un grand mot qui parait simple, mais qui se trouve être beaucoup plus complexe que prévu initialement.
  • L'équipe de maintenance doit pouvoir bosser et s'organiser, même s'il n'y a qu'une seule personne, elle doit savoir où sont les priorités, traiter les alertes, etc... Il faut donc des outils de travail (qui doivent donc, eux aussi, être installés, maintenus, etc...) !
  • Si le CHATONS est une association, il faut que celle-ci vive, une organisation classique ou collective, un règlement intérieur.
  • Les utilisateurs des services, seront-ils adhérents ? Y aura-t-il plusieurs niveaux d'accès ?
  • Il faut donc aussi gérer les adhérents, les cotisations, les accès.
  • Ok, le CHATONS tournait, mais un serveur est HS. Il en faut un autre, il faut remettre les services tombés en route, et il faut aussi restaurer les données... Ah, une sauvegarde, il faut mettre une sauvegarde en place.
  • Et niveau ressources, peut-on mettre plusieurs services sur un même serveur ? Faut-il privilégier la virtualisation, ou docker ?
  • On peut aussi penser à une charte d'utilisation.
  • Et si, en tant qu'utilisateur, je n'avais qu'un seul compte pour accéder à tous les services ? Ça serait pas plus simple ?
  • Des centaines de structures utilisent les services, et tout ralentit. On aurait du monitorer un peu l'utilisation des services et prévoir de s'agrandir.
  • On met à jour un service / installe un nouveau service ? Il faut tester ça d'abord pour ne pas tout casser => nouvelle plateforme, la plateforme de test.

Voilà, je crois que j'ai fait un peu le tour de tout ce qui m'est passé par la tête, et je suis sûr d'en oublier (j'en rajoute au fur et à mesure que j'y pense de toute façon)...

Organisation

En terme d'organisation, j'avoue ne pas trop savoir par où commencer. Si on installe des services, ils seront peut-être peu intéressants finalement. Si on n'installe aucun service, on n'aura pas d'utilisatrices. Pour cela, nous avons mis en place un framaformulaire qui nous a permis de récolter pas mal d'informations.

Les services à installer

Le formulaire nous a permis d'avoir une meilleure visibilité sur les services potentiellement attendus :

  1. Hébergement de site web
  2. Calendrier partagé
  3. Partage de fichiers
  4. Sondage / Formulaire
  5. Rédaction collaborative

Distinction entre outils et services

Il convient de distinguer les services fournis aux utilisateurs et les outils utilisés en interne pour la gestion du CHATONS. Les deux termes devront donc être employés à bon escient afin que chacun s'y retrouve. De même, pour ne pas impacter les services il sera bon de séparer complètement les outils et les services (quand bien même un outil repose sur la même application qu'un service).

Choix d'un service

Le choix d'un service n'est pas toujours évident, Framasoft a fait du bon boulot et il existe parfois plusieurs applications pour un même service. Dans ce cas, il faut pouvoir choisir le service le plus adéquat, car il va rester en place un certain temps. Pour cela il faut se poser les bonnes questions, et les prioriser :

  • L'application rend-elle le service attendu ?
  • L'application est-elle gourmande en ressources ?
  • L'équipe de maintenance connait-elle le socle technique utilisé par l'application ?
  • L'équipe de maintenance sait-elle maintenir l'application ?
  • L'équipe de maintenance a-t-elle les compétences pour faire évoluer l'application ?
  • L'application nécessite-t-elle un environnement particulier à mettre en place ?

Toutes ces questions vont permettre de faire un tri parmi les applications disponibles afin de sélectionner celle qui sera utilisée. Il faut bien sûr les prioriser, mais ça c'est l'affaire de chacune ;o)

Choix des outils

Les outils sont les applications qui servent en interne uniquement. Il faut bien entendu pouvoir discuter et la première idée qui vient c'est la mailing-liste. Cependant, qui dit mailing-liste, dit mail et qui dit mail dit "configuration et maintenance" complexe. On peut donc partir sur un simple forum au départ, les conversations y sont archivées, c'est également en mode asynchrone ce qui permet à chacune de s'exprimer et de faire des messages plus ou moins longs pour cela.

De même, tout ce qui est gestion de tickets et autres gestion de tâches peut tout à fait se caser dans un forum plutôt que via une application spécifique dont on se rendrait comple plus tard qu'elle ne répond pas à toutes les attentes.

Un blog pour communiquer et tenir les adhérents (ou futurs adhérents) au courant est une bonne idée en général plus simple à mettre en place qu'à nourrir et animer dans le temps (combien de blogs de ce type sont abandonnés alors que l'asso vit dynaimquement!).

Deux outils importants me semblent encore manquer à l'appel : la gestion des sauvegardes et la gestion de la documentation. En effet, afin d'offrir dès le départ des services fiables (même s'ils tombent parfois), la sauvegarde des données est juste indisepensable. De même, pour l'accueil de nouvelles personnes dans l'équipe de maintenance ou pour la montée en compétences de personnes plus novices, une documentation claire et à jour l'est tout autant.

Pour les sauvegardes, un choix pléthorique de solutions est à disposition. Pour la documentation je préfère les wikis, simples à éditer à mettre à jour et à entretenir; le choix est large là aussi. Idéalement, un wiki dédié aux CHATONS serait idéal et ça tombe bien, il existe déjà !

Tout ce qui est plus technique comme la virtualisation peut (doit ?) venir après. On peut très bien imaginer partir sur un système simple à mettre en plac eet se laisser le temps d'"industrialiser" tout ça plus tard en s'appuyant sur l'expertise d'autres CHATONS ou bien sur ses propres essais.

Chronologie de mise en place

Alors là, c'est assez compliqué ! Comme signalé auparavant, c'est un peu le serpent qui se mord la queue tant la mise en place de services est potentiellement indispensable à l'arrivée d'utilisateurs, mais l'arrivée d'utilisateurs permet de slectionner les bons services à mettre en place.

De même, les municipalités ou sponsors auront peut-être tendance à n'aider que des associations déjà en place avec un certain nombre d'adhérents. Tout cela est donc une question de stratégie, mais heureusement l'erreur est possible sans trop de dommages et certaines idées peuvent aider.

Par exemple, cela ne coûte pas grand chose d'aller voir sa mairie (ou les mairies du coin, ou l'agglo de communes) pour demander une subvention et/ou un local. Au pire, on aura perdu un peu de temps, mais au moins on se sera fait connaitre !

La suite ? Au prochain épisode !